دفتر کار هوشمند: مشاوره و اجرای هوشمند ساختمان اداری

شاید با شنیدن عبارت دفتر کار مدرن، یک فضای نورگیر، راحت و شیک را تصور کنید اما این ویژگی‌ها برای پاسخگویی به نیاز پرسنل و کارمندان یک اداره کافی نیستند. محل کار باید شرایط مناسبی را برای افراد فراهم کند تا پرسنل اداره بتوانند تمرکز بیشتری روی وظایف خودشان داشته باشند. هوشمندسازی اداره به ما کمک می‌کند تا با استانداردهای دنیای فناوری محور امروزی منطبق شویم، کارمندان و مراجعین رضایت بیشتری داشته باشند و بتوانیم فضای کاری ناکارآمد را به محیطی پویا و سرشار از انرژی تبدیل کنیم. اما مزیت‌های هوشمندسازی ساختمان اداری تنها به همین موارد محدود نمی‌شود و برای آشنایی با اهمیت، مزایا و امکانات دفتر کار هوشمند، مشاوره و اجرای هوشمندسازی با ما در تماس باشید.

محل کار هوشمند چیست؟

عنوان دفتر کار هوشمند به یک فضای اداری اطلاق می‌شود که از فناوری‌ برای افزایش بهره‌وری کارکنان، بهبود فضای کاری و کاهش هزینه‌ها استفاده می‌کند. همانطور که خانه هوشمند با استفاده از تجهیزاتی مانند ترموستات‌ هوشمند، چراغ هوشمند، کلید هوشمند، پریز هوشمند و غیره محیط زندگی راحت‌تری را برای ما فراهم می‌کند، دفتر هوشمند از تجهیزات هوشمند متصل به هم برای تغییر فضای کار استفاده می‌کند.

معمولاً تجهیزاتی که برای هوشمندسازی ساختمان اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند، از فناوری اینترنت اشیا (IoT) برای ارتباط با یکدیگر استفاده می‌کنند. به زبان ساده، اینترنت اشیا به مجموعه‌ای از تجهیزات متصل به شبکه اینترنت گفته می‌شود که به طور پیوسته اطلاعات یا داده‌ها را با یکدیگر مبادله می‌کنند. قابلیت تبادل داده، تجهیزات هوشمند را قادر می‌سازد تا مانند اعضای بدن به طور یکپارچه در کنار هم کار کنند و امکاناتی را در اختیار ما قرار دهند که در ساختمان‌های اداری غیر هوشمند وجود ندارند.

افرادی که در محل کار هوشمند فعالیت می‌کنند، می‌توانند در زمان انجام کارهای تیمی یا انفرادی فضای کاری مناسب‌تری را بر اساس ترجیحات و عادت‌های خودشان در اختیار داشته باشند؛ بنابراین می‌توانند به جای تلاش برای تنظیم روشنایی یا دما، تمرکز بیشتری روی کار داشته باشند. هوشمندسازی اداره مدیران را قادر می‌سازد تا بتوانند با تجزیه و تحلیل داده‌ها، محیط کار را طوری تغییر دهند تا حداکثر کارایی و بهره‌وری حاصل شود. داده‌های جمع‌آوری شده به ما کمک می‌کنند تا در زمان نوسازی یا تغییر ساختمان بتوانیم فضای کاری متناسب با نیاز کارکنان را ایجاد کنیم.

مزایای ادارهر هوشمند

دفتر کار هوشمند امکانات کاربردی متعددی را در دسترس مدیریت، پرسنل و مراجعین قرار می‌دهد که هوشمندسازی اداره را به یک پروژه توجیه‌پذیر تبدیل می‌کنند. مهم‌ترین مزیت‌های هوشمندسازی اداره عبارتند از:

• افزایش بهره‌وری: دفتر کار هوشمند می‌تواند با سرعت بخشیدن به ارتباطات، ایجاد فضای مناسب برای همکاری و بهبود مدیریت زمان به کارکنان کمک کند تا بهره‌وری بیشتری در انجام دادن کارها داشته باشند. برای مثال، فراهم ساختن بستر ارتباطی ابری در محیط کار می‌تواند به تسهیل ارتباطات و همکاری پرسنل منجر شود.
• کاهش هزینه: دفتر کار هوشمند بهره‌وری بالاتری در مقایسه با محیط کار معمولی دارد. عملکرد خودکار سیستم روشنایی هوشمند بر اساس حضور افراد، استفاده از نور خورشید برای فراهم ساختن روشنایی و حتی گرمایش مورد نیاز ساختمان اداری و کنترل خودکار سیستم تهویه مطبوع بر اساس ساعت‌های کاری یا حضور افراد، موجب می‌شود تا اتلاف انرژی به حداقل برسد. هوشمندسازی محل کار، تاثیر با اهمیتی روی آثار محیط زیستی و هزینه قبوض برق و گاز دارد.

• افزایش امنیت: تجهیزات مورد استفاده برای هوشمند سازی دفتر کار معمولاً از لایه‌های امنیتی مختلفی مانند فرم‌های دسترسی امن، تبادل داده به طور رمزگذاری شده و احراز هویت دو مرحله‌ای استفاده می‌کنند. استفاده از تجهیزاتی مانند قفل هوشمند و دوربین‌های نظارتی نیز موجب می‌شود تا هوشمندسازی ساختمان اداری، افزایش امنیت محیط کار از جنبه ممانعت از دسترسی غیر مجاز و مقابله با حملات سایبری را به همراه داشته باشد.

• افزایش رضایت کارکنان: هوشمندسازی دفتر کار می‌تواند اثرهای مثبت متعددی روی روحیه پرسنل داشته باشد. با فراهم ساختن ابزارها و فناوری مورد نیاز برای انجام دادن کارها، به کارکنان نشان می‌دهیم که وقت، انرژی و راحتی آن‌ها برای ما اهمیت زیادی دارد. در نتیجه کارمندان با روحیه بهتری در محل کار حاضر می‌شوند و با تعهد بیشتری وظایف خودشان را انجام می‌دهند.
• تصمیم‌گیری آگاهانه بر اساس داده‌‌های واقعی: هوشمندسازی ساختمان اداری به ما کمک می‌کند تا بتوانیم بدون نقض کردن حریم شخصی افراد، داده‌های مختلفی را از عملکرد کارکنان، رفتار مراجعین، مصرف انرژی و غیره جمع‌آوری کنیم. با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده می‌توانیم تصمیمات آگاهانه‌تری را اتخاذ کنیم و با برطرف کردن گلوگاه‌های مختلف بهره‌وری بیشتری را در محیط کار داشته باشیم.

• انعطاف‌پذیری در شرایط بحرانی: همه‌گیری ویروس کووید 19 ضرورت تغییر دادن قواعد سنتی محیط‌های کار و استفاده از فناوری برای متحول کردن فضای کاری را به ما گوشزد کرد. دفتر کار هوشمند به تجهیزات و فناوری‌های مختلفی مانند تجهیزات برگزاری ویدئو کنفرانس، پلتفرم نرم‌افزاری اشتراک‌گذاری اسناد و مدیریت مجازی پروژه‌ها مجهز می‌شود که امکانات مورد نیاز برای دورکاری کارکنان در شرایط بحرانی را فراهم می‌کند.

تجهیزات هوشمندسازی اداره

فضای کاری هوشمند به تجهیزات پیشرفته‌ای مجهز می‌شود که راحتی، افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در مصرف انرژی و افزایش رضایت پرسنل و مراجعین را به همراه دارد. برخی از مهم‌ترین تجهیزاتی که می‌توانیم برای هوشمندسازی ساختمان اداری مورد استفاده قرار دهیم عبارتند از:

• میز هوشمند: میزهای معمولی معمولاً در اندازه و ارتفاع ثابت و غیر قابل تغییر ساخته می‌شوند و از آنجایی که افراد مختلف از نظر قد و جثه با یکدیگر تفاوت دارند، استفاده از میز نامناسب می‌تواند مشکلاتی را در بلند مدت به همراه داشته باشد. میزهای هوشمند امکان تنظیم ارتفاع، بدون تغییر دادن چیدمان میز را با استفاده از گوشی هوشمند یا دکمه‌های فیزیکی فراهم می‌کنند؛ بنابراین افراد مختلف می‌توانند ارتفاع میز را بر اساس شرایط فیزیکی و نیاز خودشان تنظیم کنند. با استفاده از قابلیت تنظیم ارتفاع میزهای هوشمند می‌توانیم علاوه بر نشستن در پشت صندلی، در حالت ایستاده نیز کار کنیم. این قابلیت به ما کمک می‌کند تا آسیب‌های فیزیکی ناشی از کار کردن در یک موقعیت ثابت را به حداقل برسانیم.

• سیستم هوشمند روشنایی: محل کار باید از روشنایی مناسبی برخوردار باشد تا فعالیت کارمندان به دلیل عدم وجود روشنایی کافی مختل نشود. روشن گذاشتن چراغ‌ها در ساختمان‌های اداری و دفاتر کار سنتی عادت رایجی است که می‌تواند اتلاف انرژی زیادی را به همراه داشته باشد. سیستم روشنایی هوشمند ساختمان می‌تواند بدون دخالت انسان نور کافی برای محیط‌های اداری را فراهم کند. قابلیت تنظیم برنامه زمانی برای روشن و خاموش شدن چراغ‌ها بر اساس ساعت کاری، روشن و خاموش شدن بر اساس حضور کارکنان و یا کنترل روشنایی از راه دور با استفاده از گوشی موبایل به ما کمک می‌کند تا اتلاف انرژی را به حداقل برسانیم.

• پرده هوشمند: فراهم کردن نور مورد نیاز در دفتر کار هوشمند، تنها به استفاده از چراغ‌های هوشمند محدود نمی‌شود و می‌توانیم برای صرفه‌جویی در مصرف انرژی، از نور خورشید برای تامین نور مورد نیاز در محیط کار نیز استفاده کنیم. پرده هوشمند می‌تواند بر اساس برنامه زمانی یا روشنایی و دمای داخل ساختمان باز و بسته شود تا مصرف انرژی را به حداقل برساند. فراهم ساختن حریم امن و خصوصی برای اتاق مدیر یا اتاق جلسات از دیگر کاربردهای پرده هوشمند به شمار می‌آید.

• سیستم بررسی ورود و خروج کارکنان و مراجعین: این سیستم ساده امکان بررسی ورود و خروج افراد و کارکنان را در هر لحظه فراهم می‌کند؛ بنابراین می‌توانیم افراد حاضر در محل کار و مدت زمان حضور آن‌ها را با دقت بررسی کنیم. گزارش ورود و خروج افراد تنها به کارکنان محدود نمی‌شود و ورود و خروج مراجعین نیز در هر لحظه با استفاده از این سیستم قابل ردیابی است.
• ترموستات هوشمند: هوشمندسازی اداره با استفاده از ترموستات هوشمند امکان کنترل دقیق دمای هوا و صرفه‌جویی در مصرف انرژی را فراهم می‌کند. ترموستات هوشمند می‌تواند دمای هوا را طوری تنظیم کند تا پرسنل اداره بیشترین بهره‌وری و بازدهی را داشته باشند. قابلیت تنظیم دما بر اساس ساعت کار اداره یا دفتر کار، قابلیت کنترل دما از راه دور و خاموش و روشن کردن سیستم‌های گرمایش و سرمایشی صرفه‌جویی قابل توجهی در مصرف انرژی را به همراه دارد.

• پروژکتور و وایت‌برد هوشمند: دفتر کار هوشمند محلی است که در آن کارمندان و مدیران ایده‌های خودشان را برای مواجهه با چالش‌ها، بهبود فضای کار و تعیین وظایف با یکدیگر در میان می‌گذارند. وایت برد و پروژکتور هوشمند از جمله تجهیزاتی هستند که امکان تعامل هر چه بیشتر پرسنل و مدیران را فراهم می‌کنند. این تجهیزات به ما کمک می‌کنند تا مشکلات، موضوعات مختلف، ایده‌ها و راه‌کارها را با استفاده از تصاویر، ویدئو و اسلایدهای پاورپوینت با یکدیگر در میان بگذاریم تا مفاهیم پیچیده به خوبی منتقل شوند.

• دستیار صوتی: امروزه، دستیار صوتی به یکی از رایج‌ترین تجهیزات خانه و اتاق کار هوشمند تبدیل شده است. با استفاده از دستیار صوتی می‌توانیم بدون ترک کردن میز کار شدت روشنایی را تغییر دهیم، تنظیمات جدیدی را برای دمای هوا اعمال کنیم یا پرده‌های هوشمند را کنار بزنیم. دستیار صوتی و سیستم صوتی هوشمند به ما کمک می‌کند تا بدون اینکه تمرکزمان را از دست بدهیم، بتوانیم تغییراتی را که می‌خواهیم روی محیط پیرامون اعمال کنیم.
• دوربین نظارتی: دوربین‌های نظارتی از جمله تجهیزات و سیستم امنیتی هوشمند پرکاربردی هستند که برای هوشمندسازی ساختمان اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند و امکان نظارت روی عملکرد پرسنل و مراجعین را برای مدیران فراهم می‌کنند. تامین امنیت محیط کار و شناسایی رفتارهای مشکوک نیز از جمله امکاناتی هستند که دوربین‌های نظارتی در اختیار ما قرار می‌دهند.

خدمات فریتز در هوشمندسازی دفتر کار

هر فردی به طور منطقی ترجیح می‌دهد تا در محیط مدرن، راحت و امن کار کند و شرکت فریتز_نمایندگی ABB_ می‌تواند به کمک فناوری همین شرایط را برای فعالیت پرسنل و کارمندان ایجاد کند. مهم‌ترین خدمات فریتز برای هوشمند سازی ساختمان های اداری عبارتند از:

مشاوره هوشمندسازی ساختمان اداری

نخستین گام برای شروع هر کاری، معمولاً دشوارترین گام نیز محسوب می‌شود و این قاعده در مورد هوشمندسازی ساختمان اداری نیز صادق است. افرادی که قصد اجرای پروژه هوشمندسازی اداره را دارند، معمولاً با ابهامات و انتخاب‌های متعددی مواجه می‌شوند که می‌تواند به سردرگمی آن‌ها منجر شود. در این بین، استفاده از راهنمایی و کمک افرادی که در این زمینه تخصص دارند می‌تواند راه‌گشا باشد. مشاورین شرکت فریتز می‌توانند به علاقه‌مندان کمک کنند تا به درستی در مسیر بهره‌گیری از فناوری هوشمند سازی محیط کار قدم بردارند.

اجرای دفتر کار هوشمند

انتخاب تجهیزات مناسب با توجه به شرایط ساختمان و نیازهای کارفرما، تعیین محل مناسب برای نصب تجهیزات و راه‌اندازی این تجهیزات اهمیت زیادی در کارایی دفتر کار هوشمند دارد. شرکت فریتز با اجرای پروژه‌های هوشمند سازی متعدد در سراسر کشور، توانایی این مجموعه در اجرای انواع پروژه‌های هوشمند سازی خانه، پارکینگ و به ویژه محیط‌های کار را به اثبات رسانده است. فریتز می‌تواند اجرای پروژه‌ هوشمندسازی ساختمان اداری در حال ساخت را بر عهده بگیرد یا حتی ساختمان‌های اداری قدیمی را بدون نیاز به تخریب و سیم‌کشی مجدد به یک ساختمان هوشمند و کارامدتر تبدیل کند.

پاسخ به پرسش‌های متداول